W sytuacji, gdy instytucja pośrednicząca podważa stosowność zaplanowanych w projekcie wydatków możemy podjąć z nią negocjacje. Jest więc oczywiste, że sposób zaprezentowania siebie i swoich poglądów – w formie ustnej czy pisemnej – będzie miał wpływ na ostateczny rezultat owych negocjacji.
Ale w jaki dokładnie sposób to zrobić? Nie zaniedbując umiejętności negocjacyjnych, retoryki czy mowy ciała ? zadbać trzeba przede wszystkim o merytoryczne przygotowanie. Zarówno sprawnie przygotowany wniosek, jak i wiedza na temat przebiegu samych negocjacji mogą się okazać nieocenione.
Lepiej zapobiegać niż leczyć
Pisząc wniosek o dofinansowanie planowanego przedsięwzięcia ze środków europejskich funduszy strukturalnych pilnujmy, aby przygotowywany projekt był spójny, przemyślany i logiczny. Warto już na tym etapie rzetelnie zaplanować wydatki, harmonogram, kosztorys ? pamiętając o tym, że z założonego planu działań i rezultatów będziemy musieli się wywiązać, a być może i wytłumaczyć.
W ten sposób ułatwimy sobie realizację projektu, zwiększymy szanse powodzenia, a nade wszystko będziemy mieć większe szanse na uniknięcie wątpliwej przyjemności przymusowego udziału w negocjacjach. Wiadomo: lepiej zapobiegać niż?Projekty pozbawione wizji, nieprzemyślane można rozpoznać na pierwszy rzut oka ? i to właśnie ich autorzy w pierwszej kolejności zostaną wybrani do negocjacji z instytucją pośredniczącą (IP), która zasugeruje obniżenie dofinansowania. Instytucja pośrednicząca, mądrzejsza od nas o kilka lat realizacji projektów z poprzedniego okresu programowania, doskonale wie, jakie są koszty projektów i ceny rynkowe.
Niestety zdarza się też, że przesadza, przez co negocjacje bywają sprowadzane do absurdu (o czym za chwilę). Toteż warto pamiętać, że racjonalność budżetu jest weryfikowana na etapie oceny merytorycznej wniosku, co może mieć niebagatelny wpływ na wynik naszych starań. Jeśli nie mamy ochoty na trudne negocjacje z IP ? starajmy się od początku, aby nie były one konieczne.
Negocjacje to nasze prawo
A zatem znalezienie się w gronie szczęśliwców na liście rankingowej – gdy nasz projekt został już zakwalifikowany do dofinansowania – to jeszcze nie koniec drogi do sukcesu. Pamiętajmy, że zgodnie z obowiązującą procedurą IP może zakwestionować część wydatków, wskazując np. koszty niezwiązane z realizacją projektu, mało dla niej istotne lub zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi i przyznać wnioskowi kwotę mniejszą niż wnioskowana.
Wówczas my jako beneficjenci mamy prawo podjąć negocjacje. Mogą one dotyczyć zarówno zakresu merytorycznego, jak i budżetu projektu, w tym wysokości kwoty dofinansowania. Trzeba jednak wtedy dysponować istotnymi argumentami świadczącymi o prawidłowości przedstawionych założeń budżetowych.
Jeśli już dojdzie do negocjacji, dobrze jest znać zasady ich przebiegu. Negocjacje prowadzi dyrektor IP lub jego upoważniony przedstawiciel, w formie pisemnej lub ustnej (spotkanie obu stron), zgodnie ze wspólnym stanowiskiem przygotowanym przez osoby oceniające wniosek.
Członkowie komisji oceniającej, przedstawiając propozycję niższej kwoty dofinansowania, powinni brać pod uwagę, czy po takiej zmianie projekt zgłoszony we wniosku jest nadal wykonalny i utrzyma swoje standardy jakościowe ? a co do tego niestety mogą się pojawić istotne wątpliwości.
Co prawda dopuszczalne jest zaproponowanie zwiększenia wartości projektu o maksymalnie 5 proc. w związku z wprowadzeniem dodatkowych, nieprzewidzianych przez wnioskodawcę zadań, ale podobna sytuacja zdarza się niezmiernie rzadko.
Możliwe jest też dokonanie przesunięć części budżetu między poszczególnymi zadaniami, jeśli instytucja pośrednicząca uzna, że takie zmiany pozwolą w większym stopniu przyczynić się do osiągnięcia celów projektu. Zmiany mogą również dotyczyć zakresu merytorycznego wniosku ? przykładowo zwiększenia liczby uczestników projektu albo wprowadzenia nowych form wsparcia. Propozycja zmiany podziału środków – lub zwiększenia wartości projektu -zawarta jest w piśmie wystosowywanym do wnioskodawcy, a podpisanym przez przewodniczącego komisji oceny projektów.
Ustne lub pisemne
A potem zaczynają się negocjacje. W pisemnych negocjacjach pamiętać musimy o tym, aby nasze uzasadnienia były precyzyjne, rzetelne i szczegółowe. Warto sprawdzić ceny, oferty i jeszcze raz je przeanalizować. Wskazać, że dobrze rozeznaliśmy się w cenach rynkowych i obowiązujących stawkach, a ponadto zaplanowane wydatki opierają się na zastosowaniu zasady konkurencyjności. Podkreślić jakość i kryteria, według których zbieraliśmy oferty na wskazane we wniosku wydatki. Nasze stanowisko powinno być czytelne, przemyślane i sprawdzone, tak by nie pozostawiało miejsca na wątpliwość co do rzetelności zamierzonych działań.
Podobnie ma się sprawa z negocjacjami ustnymi, te jednak wydają się dużo trudniejsze. Decydując się na nie, musimy pamiętać, że staniemy twarzą w twarz z bardzo trudnym, doświadczonym negocjatorem. Może on sądzić, że skoro miał do czynienia z tyloma projektami, to wie o naszym wniosku wszystko i dysponuje argumentami nie do przebicia. W ustnych negocjacjach ze strony IP najczęściej uczestniczy dyrektor instytucji lub osoba przez niego upoważniona, członkowie komisji oceny projektów, a także protokolant oraz pracownicy urzędu.
Do zadań tych ostatnich należy sprawdzenie kwot wskazanych w budżecie lub uzasadnień wynikających z pisemnych negocjacji. Z przeprowadzonych rozmów sporządzany zostaje protokół ustaleń, który podpisują obie strony.
Trzeba być przygotowanym, że nasi negocjacyjni partnerzy – sygnalizowałyśmy to ryzyko na wstępie – być może zaproponują uproszczone rozwiązania, których konsekwencją będą wyraźne straty dla jakości zaplanowanych przez nas działań. Chociaż wcale nie mamy zamiaru spożywać posiłków ze srebrnej zastawy, instytucja pośrednicząca i tak może zasugerować, że świetnie sprawdzą się sztućce jednorazowe. Warto zatem nie tylko przygotować się merytorycznie ? wiedzieć ?co?, ?jak?, ?dlaczego?, ?z kim?, ?gdzie?, ?za ile? ? ale nawet pomyśleć o wsparciu specjalisty ds. negocjacji.
Nade wszystko zaś pamiętać należy o niezbitych dowodach, potwierdzających wiarygodność zaplanowanych wydatków. Stanowić je mogą choćby zebrane oferty z różnych źródeł. Pamiętajmy też, że w przypadku zmiany wartości projektu proporcjonalnie zmodyfikowany zostaje również własny wkład wnioskodawcy. Negocjacje z IP ? szczególnie ustne ? to specyficzna gra, prowadzona z doskonale przygotowanym formalnie i merytorycznie, a w dodatku wyposażonym we władzę partnerem. Gra, w której na pewno pożyteczne będą umiejętności negocjacyjne, ale u podstaw której musi leżeć doskonałe przygotowanie. A zatem mowa ciała, retoryka, lecz nade wszystko zweryfikowane argumenty ? to klucz do sukcesu.
Autor:
Anna Chałupka
Specjalistka ds. funduszy
Joanna Bielecka
Specjalistka ds. funduszy
Vento Consulting
Źródło: www.fundusze-europejskie.pl
