Dotacje unijne

Paszport do Eksportu

Miej web w biznesie, czyli dotacje na e-biznes

Już niedługo rusza kolejny nabór wniosków o dofinansowanie start-up’ów w ramach działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Warto przyjrzeć się bliżej zasadom aplikowania w ramach tego działania, tym bardziej, że potrójnie zwiększona pula środków ma zagwarantować dofinansowanie wszystkim ciekawym pomysłom na e-biznes, spełniającym określone w drugiej rundzie kryteria.

Niedawno zakończył się pierwszy tegoroczny nabór wniosków w ramach wymienionego działania 8.1 przeznaczonego na wsparcie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej. Zainteresowanie przedsiębiorców było ogromne – już pierwszego dnia składania wniosków przekroczono 130 proc. przewidzianego na ten cel budżetu. Łącznie z całej Polski złożono 824 wnioski na kwotę dofinansowanie ponad 500 mln zł. Kolejna szansa dla tych, którzy nie zdążyli złożyć wniosku w pierwszej rundzie już w sierpniu. O dotacje mogą ubiegać się mikro i małe firmy prowadzące działalność gospodarczą w różnych branżach i o różnych specjalnościach, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy licząc od daty rejestracji działalności gospodarczej do dnia złożenia wniosku o dotację.
Nowością w tegorocznym naborze była możliwość aplikowania o środki przez spółki kapitałowe w organizacji, które również obowiązywał maksymalnie roczny okres istnienia – w tym przypadku 12 miesięcy liczone od daty zawarcia umowy spółki z o.o. lub sporządzenia statutu spółki akcyjnej. Do rozdysponowania na lata 2007 – 2013 przeznaczono prawie 390 mln euro mających wspierać powstawanie nowych, innowacyjnych biznesów, zakładających świadczenie e-usług. Intensywność wsparcia jest kusząca, bo wyjątkowo wysoka – dotacja może pokryć aż 85 proc. wydatków związanych z rozkręceniem e-biznesu. Niekonieczne trzeba posiadać wiedzę i zasoby IT, ważne aby mieć pomysł na rokujący sukces e-biznes oparty na modelu świadczącym e-usługi, gdyż warunkiem koniecznym do otrzymania dofinansowania jest stworzenie, wdrożenie i świadczenie przynajmniej jednej rentownej e-usługi.

Nie myl e-usług z e-handlem

Z definicji dowiadujemy się że, e-usługa, znana również pod nazwami usługa elektroniczna, usługa cyfrowa, usługa świadczona drogą elektroniczną lub w formie elektronicznej, to usługa świadczona w sposób zautomatyzowany przez użycie technologii informacyjnych, za pomocą systemów teleinformatycznych w publicznych sieciach telekomunikacyjnych, na indywidualne żądania usługobiorcy, bez jednoczesnej obecności stron w tej samej lokalizacji. W praktyce oznacza to, że cały proces świadczenia usługi musi odbywać się automatycznie, czyli bez udziału człowieka oraz na odległość, co z zasady odróżnia e-usługę od usługi świadczonej w sposób tradycyjny. Musi ona również stanowić odpowiedź na indywidualne żądanie odbiorcy usługi, stąd wszelkiego rodzaju usługi nadawcze radiowe i telewizyjne oraz usługi telekomunikacyjne nie kwalifikują się do wsparcia. Do usług elektronicznych nie należą również dostawy towarów, nawet jeżeli ich zamawianie i obsługa odbywa się drogą elektroniczną.

Kierując się powyższymi przesłankami, zwykłe sklepy internetowe również nie mogą liczyć na dotację, nawet jeśli ich sprzedaż dotyczy produktów cyfrowych. W obsługę każdego zamówienia musi być bowiem zaangażowany człowiek, a system informatyczny tylko zbiera informacje o kliencie i przekazuje je do usługodawcy. Obostrzenie to wydaje się mieć bardzo słabe fundamenty, ale najwyraźniej jest to zabezpieczenie przed nawałnicą e-sklepów chcących się starać o dotację. Z dofinansowania wykluczone zostały również projekty polegające na świadczeniu usług w zakresie poczty elektronicznej, związanych z hostingiem oraz związanych z rejestracją i utrzymaniem  domen internetowych.

Oznacza to, że krąg e-usług mogących uzyskać wsparcie ze środków unijnych został mocno zawężony. Aby otrzymać dotację nie wystarczy więc handlować przedmiotami poprzez serwis www, oferować usługi różnego typu, które potencjalni klienci mogliby zamawiać drogą elektroniczną, ani też prowadzić działalności polegającej na realizacji usług za pośrednictwem maili, stron www lub forów internetowych. Tego typu usługi nie kwalifikują się do wsparcia, zwłaszcza, gdy są to usługi jedynie ogłaszane i zamawiane tą drogą, a faktycznie realizowane manualnie, w sposób tradycyjny, bez automatyzacji za pomocą technologii informacyjnych.

Projekt musi być rentowny

We wniosku należy wyraźnie odnieść się do definicji e-usługi zawartej w rozporządzeniu ministra rozwoju regionalnego z  13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 i wykazać, że wszystkie jej przesłanki są spełnione. Dlatego też na szczególną uwagę i precyzję zasługuje wymagany we wniosku rzeczowy opis obligatoryjnego produktu projektu, a więc przynajmniej jednej stworzonej i udostępnionej e-usługi kwalifikującej się do dofinansowania w ramach działania 8.1 programu Innowacyjna Gospodarka. Jak wiemy, nie wszystkie usługi oferowane za pośrednictwem drogi elektronicznej stanowią e-usługi. Trzeba więc dobrze przeanalizować definicję i związane z nią wyłączenia i zastanowić się, czy aby na pewno nasz pomysł na e-biznes zgodny jest z celem działania 8.1 i czy tego typu działalność kwalifikuje się do wsparcia. Jednym z najczęściej popełnianych błędów w dotychczas przeprowadzonych rundach aplikacyjnych było właśnie błędne zrozumienie dość płynnej definicji e-usługi przedstawionej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.
Warto tu przypomnieć wykluczenie ze wsparcia wszelkiej sprzedaży, również produktów cyfrowych, co zamyka drzwi do dotacji sklepom internetowym, księgarniom internetowym, firmom sprzedającym e-booki lub inne pliki cyfrowe (teksty, obrazy lub informacje). W myśl definicji jedynie udostępnienie pliku cyfrowego może być przedmiotem dofinansowania, a nie jego sprzedaż. Kolejną istotną kwestią, na którą musimy zwrócić uwagę podczas przygotowywania projektu, jest rentowność planowanej do wdrożenia e-usługi. Ocenie podlegać będzie cały 3-letni okres trwałości projektu, zaś dokonując analizy rentowności nie możemy brać pod uwagę innych nie związanych i nie uwzględnionych w projekcie źródeł przychodów (na przykład innej prowadzonej równolegle działalności gospodarczej). Co prawda, w tegorocznym naborze zdjęty został wymóg przedstawiania dodatkowych dokumentów finansowych potwierdzających posiadanie środków na rozpoczęcie projektu, jednak w zamian za to cała uwaga oceniających skupić się ma na ocenie rentowności projektu, czyli szans sukcesu oraz innowacyjności pomysłu na e-biznes (poza tym wprowadzono 30 proc. system zaliczkowy).

Nie naciągaj wskaźników

Docelowo wspierane projekty mają być opłacalne i samowystarczalne. Dlatego też w dokumentacji aplikacyjnej musimy wykazać, że po ustaniu współfinansowania ze środków publicznych projekt oparty na świadczeniu usług drogą elektroniczną będzie samodzielny i rentowny. Po zakończeniu projektu nie możemy finansować go z zysków pochodzących z rozszerzenia działalności o handel produktami lub inną wyłączoną z dofinansowania działalność gospodarczą. Ocena trwałości projektu musi ograniczać się do oceny samodzielności i rentowności modelu biznesowego opartego o świadczoną w ramach projektu e-usługę (e-usługi), w tym o źródła przychodów wskazane w projekcie.
Oceniający analizować będą kto i ile będzie płacił za daną e-usługę oraz kiedy nastąpi zwrot poniesionych nakładów oraz przede wszystkim, kiedy projekt zacznie generować zysk. Należy przy tym uważać, aby we wniosku nie przeszacować wskaźników. Założenia muszą być realne – tak, aby projekt mógł być możliwy do realizacji, a przede wszystkim – do rozliczenia. Dlatego nie warto mnożyć celów projektu lub „naciągać” wskaźników finansowych po to tylko, żeby zdobyć pozytywną ocenę, tym bardziej że ocena projektów przeprowadzana w trybie oceny zero-jedynkowej nie wymusza na nas walki o punkty. Dokładanie dodatkowej liczby wdrożonych e-usług, zakładanie wysokiego wzrostu zatrudnienia lub przeszacowanie przychodów z działalności nie zagwarantuje nam większych szans na dofinansowania, a jedynie może przysporzyć bólu głowy podczas faktycznej realizacji projektu oraz podczas jego rozliczenia.

Projekt nawet za milion zł

Rzetelnie opisana konstrukcja e-usługi, model biznesowy oraz uzasadnienie rentowności przedsięwzięcia wraz z poprawnie przygotowaną analizą finansową to podstawa dobrze opracowanego wniosku o dofinansowanie. Rozpoczynając pracę nad projektem warto przeanalizować wszystkie obligatoryjne kryteria, które nasz projekt musi spełnić i racjonalnie rozpisać cele projektu, tak aby zapewnić, że projekt będzie możliwy do realizacji, a zaplanowane wskaźniki realne do osiągnięcia. Kreatywność liczy się na poziomie pomysłu na biznes, zaś przy opracowaniu dokumentacji ważna jest realność i rzetelność. Warto poświęcić czas na odpowiednią analizę, gdyż poprawnie opracowana dokumentacja aplikacyjna to prawie gwarancja uzyskania dofinansowania – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jako Instytucja Zarządzająca w zakresie tego działania poinformowała niedawno, że wszyscy przedsiębiorcy, którzy pozytywnie przejdą ocenę formalną i merytoryczną, otrzymają dofinansowanie.
Warto skorzystać z tej szansy: tym bardziej, że dotacja może objąć aż dwa pierwsze lata działalności naszej firmy, czyli wydatki konieczne do stworzenia i świadczenia e-usługi, w tym wszelkie niezbędne inwestycje (hardware, software, wyposażenie biura), usługi zewnętrznych firm IT (np. w zakresie tworzenia i wdrożenia oprogramowania czy serwisu), szkolenia, działania promocyjne, usługi outsourcingowe i pomocnicze (doradcze, księgowe, prawne, telekomunikacyjne) oraz pozostałe koszty  związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (wynagrodzenia pracowników, wynajem i eksploatacja pomieszczeń), zaś wartość projektu może sięgnąć nawet 1 mln zł. Pieniędzy do rozdysponowania jest dużo. Mikro i małe firmy chcące robić biznes w branży usług elektronicznych mogą z pewnością liczyć na konkretny zastrzyk finansowy. Co prawda pytanie „jakie przedsięwzięcia mają największe na to szanse?” wciąż pozostaje bez jednoznacznej odpowiedzi. Ważne jednak, aby nasz projekt mający na celu ,,świadczenie usług drogą elektroniczną” mieścił się w definicji e-usługi, a poprawnie przygotowana dokumentacja aplikacyjna z pewnością przybliży nas do celu, jakim jest pozyskanie środków unijnych na e-biznes.

Warunki  wykonywania e-usługi:

- automatycznie (w czasie rzeczywistym)

- drogą elektroniczną (sieć publiczna)

- na odległość (zdalnie)

- na indywidualne żądanie

Aleksandra Rostocka

Specjalistka ds. funduszy unijnych w biurze doradztwa gospodarczego Strategis Otto Gach i Marcin Gach

źródło: www.fundusze-europejskie.pl

Zapytaj doradcę – http://www.nowe-dotacje.pl/kontakt

Projekt skrojony na miarę firmy

Uruchomienie programów dofinansowania szkoleń w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego miało ogromny wpływ na rynek szkoleń w Polsce. Poprzedzająca je kampania reklamowa wytworzyła przekonanie, że o środki będzie łatwo i że będą one dla każdego, praktycznie bez wysiłku dostępne. Rozbudziło to wielkie oczekiwania osób zarządzających firmami.
Pierwsze doświadczenia z projektami – trudność w efektywnym stworzeniu wniosku, ostre kryteria oceny, wymogi formalne i wysokie koszty zarządzania – zweryfikowały ten optymizm. Część firm zaczęła wykorzystywać EFS do wysyłania pracowników na dofinansowywane lub wręcz darmowe szkolenia otwarte i nie myśli o własnym projekcie „zamkniętym”, tracąc przez to szansę na kompleksowe podniesienie kompetencji pracowników i wejście wraz ze swoją organizacją na nieco wyższy poziom rozwoju. Oczywiście nie mam tu zamiaru deprecjonować szkoleń otwartych – są one bardzo dobrym narzędziem do rozwijania wiedzy i umiejętności poszczególnych osób oraz wymiany doświadczeń, jednak nie mają one odpowiedniej „masy krytycznej”, aby wprowadzić trwałe zmiany w organizacjach uczestników szkoleń.

Solidna analiza potrzeb

Projekt zamknięty jest dużą szansą dla firm, które zakończyły już jakiś etap rozwoju i są tuż przed lub w trakcie kryzysu: według koncepcji Greinera, czyli na przykład osiągnęły barierę wzrostu przez wytyczne i są w kryzysie autonomii. Projekt szkoleniowy w połączeniu z innymi działaniami może im pomóc załatwić równolegle wiele spraw związanych z podnoszeniem kompetencji pracowników oraz pomóc we wdrożeniu umiejętności koniecznych na następnym etapie rozwoju. Współpracując z tego typu firmami mieliśmy wielokrotnie możliwość obserwować, jak dynamicznie i jak inaczej jakościowo pracują ludzie w firmie po zakończeniu projektu. W kontakcie z firmami warto pokazać korzyści, jakie przedsiębiorstwo może odnieść z realizacji takiego projektu. Należy jednak pokazać realne możliwości dofinansowania, jakie szkolenia można zrealizować w ramach EFS a jakie nie, i realne obciążenia dla firmy jako beneficjenta i współrealizatora projektu. Dobre określenie wzajemnych oczekiwań i zobowiązań pozwoli zaplanować współpracę do momentu złożenia wniosku oraz po ewentualnym uzyskaniu dofinansowania, w trakcie realizacji projektu.

Identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych to pierwszy krok, jaki należy wykonać przed przystąpieniem do pisania wniosku.
Mało jest organizacji i firm, które prowadzą taką analizę na bieżąco i są w stanie natychmiast dotrzeć do potrzebnych danych. Co więcej, nawet firmy z rozwiniętymi systemami zarządzania zasobami ludzkimi, które prowadzą bieżącą analizę kompetencji i potrzeb szkoleniowych pracowników, zwykle robią to tylko na poziomie zawodowym i indywidualnym, pomijając poziom organizacyjny. Wynika to z istoty potrzeb organizacyjnych, które często są niedostrzegalne dla osób będących wewnątrz organizacji. Tutaj pomoc konsultantów zewnętrznych dysponujących odpowiednią metodologią bywa nieoceniona. Warto w tym miejscu podkreślić wagę metodologii. Identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych jest projektem doradczym, w którym sięga się do wielu źródeł informacji i widzi potrzeby szkoleniowe w ścisłym powiązaniu z celami biznesowymi firmy. Dlatego, często stosowane, rozesłanie i zebranie ankiet po firmie z pytaniem „Z czego chcecie szkolenie?” może dać co najwyżej listę życzeń, która ubrana w słupki ładnie wygląda w raporcie, jednak niekoniecznie służy firmie.

Profesjonalnie przeprowadzona pełna  identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych jest projektem daleko wykraczającym poza tak prozaiczny cel, jak uzyskanie dofinansowania. W wyniku analizy klient dostaje informacje nie tylko o potrzebach szkoleniowych (i to wynikających z realnych problemów a nie z „chciejstwa” wypełniających ankiety), ale również o potrzebnych działaniach pozaszkoleniowych (wprowadzeniu nowych procedur, reorganizacji działań, zmiany nieoptymalnych systemów). Co więcej, łącząc działania szkoleniowe i nieszkoleniowe możemy osiągnąć efekt synergiczny i uzyskać o wiele więcej niż tylko samymi szkoleniami. Tak więc, analiza pomaga w koordynacji szkoleń z pozostałymi działaniami w firmie.

Działanie wspierające z własnej kieszeni

Dopiero na podstawie analizy planujemy zakres szkoleń, o dofinansowanie których chcemy wystąpić, a dzięki analizie potrzeb znamy nie tylko tematy i cele, ale ich wzajemne współzależności i priorytety. Dzięki temu projekt jest logiczny i spójny. Warto też zaplanować nieszkoleniowe działania wspierające projekt, jednak tu możliwości dofinansowania są niewielkie lub żadne. Nasze doświadczenia pokazują, że kompetencje komisji oceniających wnioski czasami są niewystarczające, a bywa, że ich członkowie nie znają kryteriów konkursu. W jednym z konkursów złożyliśmy dwa projekty, w których poza szkoleniami zawarliśmy działania doradcze wspierające szkolenia (warunki konkursu to dopuszczały). Oba projekt zostały odrzucone z przyczyn formalnych, gdyż według komisji konkurs nie dopuszczał doradztwa (sic!). Złożyliśmy odwołanie, co do obu projektów – jedno zostało uznane a drugie nie, choć sprawa dotyczyła tego samego. Tak więc, chcąc uzyskać dofinansowanie na szkolenia bezpieczniej jest namówić klienta, aby ewentualne działania wspierające sfinansował z własnych środków – nawet jeśli warunki konkursu dopuszczają udział EFS. Nigdy nie wiemy bowiem, na kogo trafimy w komisji, więc lepiej minimalizować ryzyko.

W projektach szkoleniowych dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej wielkość projektu jest jego zaletą. Jest to determinowane głównie przez wysokie koszty stałe zarządzania projektem finansowanym z EFS. Prowadzenie drobiazgowej dokumentacji, rozliczeń i raportowanie obciąża znacznie budżet projektu, jednak obciążenia te są stosunkowo niezależne od jego wielkości. Dlatego w dużych projektach koszty zarządzania są procentowo niższe w stosunku do całości kosztów projektu, co daje im przewagę w punktacji konkursowej. Dlatego, planując projekt, możemy się pokusić o zawarcie w nim jak największej ilości potrzebnych firmie szkoleń – ważne jest, by miały one wspólną myśl przewodnią i były zgodne z celami nadrzędnymi programów, w ramach których występujemy o dofinansowanie. Z drugiej strony istnieje duża ilość organizacji i firm, dla których projekt dofinansowany dedykowany byłby potężnym impulsem rozwojowym. Są jednak zbyt małe, co powoduje, że ewentualne koszty zarządzania byłyby zbyt wysokie. Dlatego dla mniejszych firm i organizacji najlepszą drogą do uzyskania dofinansowania na szkolenia jest nie samodzielne występowanie o środki, ale współpraca z doświadczoną w ich pozyskiwaniu firmą szkoleniową, która najpierw dobierze do wspólnego „klastra szkoleniowego” odpowiednie firmy. Tutaj nieocenione mogą być wskazówki ich właścicieli – wielu właścicieli firm działających na jednym terenie kontaktuje się nieformalnie i wie, kto byłby wartościowym partnerem w projekcie. Dzięki takim projektom „mali” beneficjenci nie są skazani na wysyłanie pojedynczych pracowników na szkolenia otwarte, a mogą uzyskać spójne i kompleksowe szkolenia.

Śledźmy zmiany w firmie

Po tych wszystkich działaniach możemy dopiero przystąpić do napisania merytorycznej i finansowej części wniosku o dofinansowanie, a następnie go złożyć. Potem zaczyna się oczekiwanie na wynik konkursu. Tu ważne jest utrzymywanie kontaktu z klientem i śledzenie ewentualnych zmian w firmie. Procedury rozpatrywania wniosków są długie a opóźnienia częste, warto być więc przygotowanym i dysponować odpowiednimi danymi do późniejszych negocjacji z instytucją przydzielającą dotacje, która ma tendencję do cięcia wielu punktów budżetu kluczowych dla efektywności projektu. Może się okazać, że projekt, na który uzyskaliśmy dofinansowanie na skutek zmian u klienta wymaga znacznych poprawek a negocjacje przed podpisaniem umowy są okresem, kiedy najlepiej je wprowadzić.

W prowadzeniu projektu, pomijając sprawy formalne i „papierologię”,  największym zagrożeniem jest zmęczenie pracowników firmy. Zdarza się, że chcąc poprawić wskaźniki w projekcie, szkolenia zaplanowano tak często, że dezorganizuje to pracę w firmie. Obciążenie to szczególnie dotyka zwykle grupy menedżerów średniego szczebla, kluczowych dla funkcjonowania firmy. Osoby te zazwyczaj są siłą napędową organizacji, a na ich pracy i zaangażowaniu oparte są wszelkie działania usprawniające i reorganizujące w firmie, stąd ich udział planowany jest w większości szkoleń. Efektem może być szybkie zmęczenie materiału. Należy temu przeciwdziałać przez włączenie w szkolenia również obiecujących pracowników spoza kluczowego grona – co pozwala na zapoczątkowanie poważnego myślenia o ścieżkach kariery w firmie, oraz włączyć w szkolenia dla „ścisłego grona” szkolenia z zakresu samoorganizacji i delegowania zadań na jak najwcześniejszym etapie.

Mieliśmy okazję obserwować skuteczność tego działania na długim i mocno obciążającym projekcie na poziomie prostego wskaźnika – obecności na obiadach w czasie szkolenia. Na początku projektu osoby kluczowe w czasie szkoleń nie szły na obiad, a w tym czasie wpadały do firmy (była niedaleko), aby pozałatwiać nie cierpiące zwłoki sprawy. Po tym, jak nauczyli się delegować obowiązki a grono szkolonych osób się powiększyło, okazało się, że da się tak zorganizować czas, by być nie tylko na szkoleniu, ale i na obiedzie a sprawy w firmie toczą się swoim rytmem. Niemniej zajęło to około pół roku.

Drugim elementem koniecznym do uwzględnienia jest zmienność środowiska i samej firmy. W trakcie realizacji projektu często okazuje się, że pewnych planowanych szkoleń już nie warto robić, za to przydałyby się inne. Tu ważne jest śledzenie na bieżąco przebiegu projektu, jego efektywności i kontakt z klientem poświęcony nie tylko frekwencji na szkoleniach, ale przede wszystkim wpływowi już zrealizowanych szkoleń na działanie firmy i wnioskom stąd płynącym oraz ewentualnym koniecznym działaniom wspierającym efekty szkoleń. Dzięki temu nasze projekty będą nie tylko dofinansowane, ale i efektywne.

O czym należy pamiętać przy planowaniu i realizacji projektu zamkniętego

• W kontakcie z klientem trzeba na bardzo wczesnym etapie uzgodnić wzajemne oczekiwania i zaangażowanie obu stron.
• Dobra analiza potrzeb pomaga w spójnym i logicznym planowaniu projektu.
• Same szkolenia bywają niewystarczające dla osiągnięcia efektu w firmie.
• Pisząc wniosek trzeba zadbać nie tylko o jego czytelność i logikę, ale i o jego „odporność” na ewentualne możliwości dwuznacznego interpretowania kryteriów przez komisję oceniającą.
• Po przyznaniu środków trzeba sprawdzić, czy w firmie klienta nie zaszły zmiany wymagające korekty w projekcie.
• W czasie realizacji czynnikiem krytycznym, wbrew pozorom, nie są sprawy formalne a ludzie.

Wybicie:

Zamknięty projekt szkoleniowy jest dużą szansą dla firm, które zakończyły już jakiś etap rozwoju i są tuż przed lub w trakcie kryzysu.

Marian Kulig

Trener i konsultant w firmie PM Doradztwo Gospodarcze

żródło:www.fundusze-europejskie.pl

Z puli na lata 2004-2006 Tadeusz Buzarewicz uzyskał dofinansowanie na organizację 20 projektów szkoleniowych, w których uczestniczyło kilka tysięcy Polaków. I choć był kontrolowany przez ponad 100 dni zaprzecza, aby go w szczególny sposób nękano. – To standardowa procedura – podkreśla i cieszy się, że dzięki wypracowanym metodom sprawozdawczości oraz przechowywania dokumentów łatwiej skorzysta ze wsparcia na lata 2007-2013. Więcej

W Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki coraz precyzyjnej określa się  grupy docelowe i typy projektów Więcej

Projekt, czyli układanie klocków lego

Środki unijne przeznaczone na rozwój pracowników już od kilku lat cieszą się niesłabnącą popularnością wśród firm, które wiedzą jak dużą wartość stanowi rozwój pracowników poprzez szkolenia. Zagrożenia oczywiście też są, jednak poprzez przemyślany proces rozwojowy na etapie pisania wniosku oraz ścisłą współpracę wnioskodawcy z klientem i instytucją finansującą na etapie jego realizacji, można je w znacznym stopniu zminimalizować.
Zakończona z sukcesem realizacja projektów w Sektorowym Programie Operacyjnym Rozwój Zasobów Ludzkich była w naszej firmie podstawą do decyzji, aby kontynuować aplikowanie o dofinansowanie projektów szkoleniowych dla naszych klientów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013. W ramach konkursu organizowanego przez PARP w lipcu 2008 r. podpisaliśmy umowy na realizację pięciu projektów w ramach poddziałania 2.1.1. Wartość dofinansowanych projektów wynosi ok. 18 mln zł, a 3 tysiące osób przejdzie przez cykl szkoleń. Firmy posiadające struktury organizacyjne na terenie jednego województwa mogą złożyć wnioski o dofinansowanie w ramach konkursów regionalnych. Korzystając z tej możliwości, dla jednego z naszych klientów złożyliśmy wniosek w  konkursie regionalnym w poddziałaniu 8.1.1 ogłoszonym na Mazowszu. Do tej pory nie znamy jednak wyników oceny merytorycznej wniosku. Opóźnienie to wynika z ogromnego zainteresowania beneficjentów realizacją szkoleń w województwie mazowieckim. W odpowiedzi na ogłoszony konkurs złożono ponad 400 wniosków, co znacznie spowolniło pracę Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialnej za ocenę projektów.

Dobra diagnoza potrzeb

W projektach realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego nie używamy przygotowanych wcześniej, standardowych rozwiązań. Wzorem niezawodnej i sprawdzonej techniki klocków lego, dla każdego projektu szukamy odrębnego rozwiązania wykorzystując wiele elementów, łącząc je lub dzieląc w odpowiedniej konfiguracji. Tym samym wznosimy taką budowlę, jaka jest naszemu klientowi najbardziej potrzebna. Początkiem świetnie przygotowanego wniosku o dofinansowanie jest sporządzenie dobrej diagnozy potrzeb oraz analiza rynku obejmująca wszystkie problemy, z którymi spotyka się klient. To dzięki analizie problemów występujących u klienta oraz dopasowaniu programów do indywidualnych potrzeb można program objęty dofinansowaniem z środków Unii Europejskiej realizować i rozliczyć z sukcesem. Należy również zauważyć, że przygotowana diagnoza potrzeb przekłada się później na strategię firmy dotyczącą części szkoleniowej. Kiedy mamy już analizę rynku, diagnozę potrzeb i strategię firmy możemy zacząć pisać wniosek o dofinansowanie. Ważne jest, by zaangażowanie w pisanie wniosku było zarówno po stronie wnioskodawcy, jak i klienta, który będzie beneficjentem ostatecznym szkoleń.

Na początku prac nad wnioskiem określamy sobie cel, który chcemy osiągnąć. Najczęściej popełnianym błędem firm starających się o dofinansowanie jest kopiowanie celu z założeń Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt ma stanowić odpowiedź na potrzeby, czy też zagrożenia przed jakimi znalazł się klient, a celem ma być złagodzenie lub całkowita eliminacja tych zagrożeń. Aby określić cel projektu należy przeprowadzić dokładną analizę sytuacji firmy (pozycja rynkowa, perspektywy, dokumenty strategiczne firmy, analiza potrzeb szkoleniowych, wyniki ocen okresowych, rotacja w zatrudnieniu i wiele innych). W ten sposób tworzy nam się lista rzeczywistych potrzeb i problemów klienta. Charakterystyka tych zagrożeń oraz problemów musi być na tyle jasna i precyzyjna, aby osoba sprawdzająca wniosek wiedziała, że realizacja projektu jest naprawdę niezbędna, a wszystkie założenia są ze sobą spójne. Beneficjent ostateczny ?wie czego chce” i ?wie dlaczego akurat tego”.

Kogo przeszkolić?

Pojawia się następnie pytanie: kogo obejmujemy projektem? Pewne jest, że objęci projektem powinni być kluczowi pracownicy, od których zależy realizacja obranej przez firmę strategii oraz osoby, które na podstawie przeprowadzonych badań i analiz otrzymały najniższe wyniki. Należy uzasadnić wybór akurat tej grupy docelowej i przedstawić dla niej plan rozwojowy. Opisać trzeba cel szkoleń oraz umiejętności jakie zostaną zdobyte przez uczestników: jaki jest czas trwania szkoleń, jaka jest przewidziana liczba grup przeszkolonych w ramach poszczególnych tematów. Tak opisane działania muszą być spójne z zadaniami budżetu projektu. Należy pamiętać, ze nierealną jest chęć osiągnięcia wszystkiego w jednym projekcie. Każdy etap opisu (cel projektu, grupa docelowa, działania, harmonogram i budżet) musi spełniać kryteria SMART , czyli być konkretny, mierzalny, osiągalny i realistyczny. Wniosek nie może być zbiorem kilku punktów – musi być spójnym, dokładnie przemyślanym dokumentem. Dobrą praktyką jest stworzenie harmonogramu prac zarówno tych po stronie projektodawcy, jak i klienta. Tak naprawdę nie ma jednego sposobu pisania wniosków. Używanie jednego szablonu skutkuje tym, że projekt staje się po prostu nieatrakcyjną propozycją. Do projektu należy pochodzić indywidualnie i traktować go jako odrębne wyzwanie, któremu mamy sprostać. Tworząc wniosek od razu pomyślmy też o jego efektywnym rozliczeniu

Jak wygląda grupa projektowa

Sprawną i skuteczną pracę nad wnioskiem gwarantuje grono merytorycznych i organizacyjnych pracowników. U nas regułą jest powoływanie zespołu projektowego indywidualnie do każdego projektu. Pracę zespołu projektowego nadzoruje tzw. sponsor projektu Jest on odpowiedzialny za wybór lidera projektu oraz jest zaangażowany w strategiczne uzgodnienia od strony merytorycznej i biznesowej z klientem. W praktyce biznesowej naszej firmy w rolę sponsora projektu wchodzą członkowie zarządu lub senior partnerzy. Są to osoby, które posiadają bardzo szerokie doświadczenie w zarządzaniu
i nadzorowaniu projektów szkoleniowych. Następnym ważnym ogniwem w zespole jest lider projektu, który opiekuje się projektem od strony merytorycznej oraz biznesowej. Jego zaangażowanie trwa od etapu planowania do etapu odbioru projektu. W rolę lidera projektu w praktyce biznesowej wchodzi co najmniej kilkanaście osób pracujących zwykle na stanowisku trenera  lub konsultanta (czasem również partnera). Są to osoby mające odpowiednie predyspozycje do zarządzania projektem według listy zadań. Rolą koordynatora projektów jest wzięcie odpowiedzialności za wszelkie sprawy organizacyjne związane z realizacją projektu szkoleniowo-doradczego. Koordynuje on wszystkie kwestie związane z obsadą trenerską szkoleń wchodzących w skład projektu (zarówno w fazie planowania oraz zarządzania zmianą w projekcie).
W przygotowanie i realizację każdego projektu EFS powinien być zaangażowany dział finansowo-rachunkowy, który odpowie za przygotowanie budżetu do wniosku o przyznanie dofinansowania, zgodnego z wytycznymi PARP, a następnie rozliczy projekt od strony formalno-finansowej. Zespół projektowy wyłaniany spośród wykwalifikowanych pracowników naszej firmy jest jednym z gwarantów skuteczności dobrze napisanego wniosku aplikacyjnego. Wypracowany przez nas model sprawdził się ponieważ według nas to nie jedna osoba, a zespół jest w stanie przygotować świetny projekt, który ma szanse wygrać i zakończyć się sukcesem. Wspierając się doświadczeniem i wiedzą wyniesioną z pierwszego konkursu ogłoszonego przez PARP w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki będziemy przygotowywać nowe wnioski o dofinansowanie starając się sprostać jednocześnie wszystkim wymogom określonym w obowiązujących wytycznych.
Pierwszy konkurs w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki za nami. Czy teraz będzie nam łatwiej aplikować o środki unijne? Zasady i kryteria następnych edycji konkursu będą ewoluować. Już teraz obserwujemy jak zmieniają się wytyczne i wymagania, a przez to na pewno pojawią się nowe problemy do rozstrzygnięcia przy planowaniu kolejnych projektów. Jednak zdobyte doświadczenie daje nam poczucie, że warto brać udział w przyszłych konkursach i podjąć się wyzwań z nimi związanych. Fundusze unijne niosą ze sobą nowe szanse i możliwości, które warto wykorzystać.

Autorzy:
Joanna Dębek
Koordynatorka projektów EFS
Małgorzata Bogusławska
Kierownik Działu Projektów
Paulina Karlińska
Koordynatorka projektów
House of Skills
www.fundusze-europejskie.pl

Konkursy dla przedsiębiorców ogłaszane w województwach budzą wiele emocji i zastrzeżeń beneficjentów Więcej

15 czerwca 2009 r. o godzinie 8.00 rozpoczęła się internetowa rejestracja wniosków o dofinansowanie inwestycji. To druga edycja konkursu o dotacje unijne dla dolnośląskich firm planujących inwestycje innowacyjne.  Do podziału jest ponad 114 milionów złotych. Więcej