Czy zdarzyło ci się kiedyś, żeby ktoś przekreślił pół roku twojej pracy ze względu na źle postawiony przecinek? Przygotuj się na to, jeśli aplikujesz o dofinansowanie do szkoleń dla pracowników ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
W artykule będę analizowała szkolenia realizowane przez przedsiębiorców dla pracowników, stąd przyjęte uproszczenia.
Fundusz daje możliwość dofinansowania do 100% wartości projektu szkoleniowego. Pokrywane są wszystkie koszty bieżące związane z realizacją szkoleń:
- wynagrodzenia dla osób prowadzących szkolenia (lub koszt zakupu usługi szkoleniowej)
- koszt dojazdu na szkolenia
- zakwaterowanie i wyżywienie uczestników szkoleń oraz osób prowadzących szkolenia
- koszty egzaminów
- koszt materiałów szkoleniowych
- prowadzenie biura organizującego szkolenia ? zarządzanie projektem (wynagrodzenia pracowników biura, czynsz, sprzątanie, materiały biurowe, media, teleinformatyka a nawet niezbędny sprzęt biurowy i wyposażenie ? komputery, biurka, szafy, krzesła itp.)
- koszty promocji projektu
- inne
Co więcej w obecnym okresie programowania dopuszczono dofinansowanie wydatków inwestycyjnych ? np. remont pomieszczeń (bezpośrednio związany z dostosowaniem ich do potrzeb osób niepełnosprawnych), czy zakup serwerów (w przypadku organizacji szkoleń e-learningowych).
Wysokość dofinansowania szkoleń zależy od: wielkości firmy (przedsiębiorstwa duże lub mikro-, małe i średnie ) oraz rodzaju szkolenia (szkolenia ogólne lub specjalistyczne ) i jest to:
- 80% dla szkoleń ogólnych realizowanych w przedsiębiorstwach mikro, małych i średnich
- 60% dla szkoleń ogólnych realizowanych w przedsiębiorstwach dużych
- 45% dla szkoleń ogólnych realizowanych w przedsiębiorstwach mikro, małych i średnich
| przedsiębiorstwo | |||
| mikro, małe i średnie | duże | ||
| szkolenie | ogólne | 80% | 60% |
| szkolenie | specjalistyczne | 45% | 35% |
Ze szkoleniami specjalistycznymi będziemy mieli bardzo rzadko do czynienia, bowiem kwalifikacje zdobyte podczas niego nie mogą być wykorzystane nigdzie indziej poza obecnym stanowiskiem pracy (np. szkolenie z unikatowego oprogramowania komputerowego wykorzystywanego jedynie przez daną firmę, czy obsługa innowacyjnej instalacji produkcyjnej).
Dla pracowników znajdujących się w gorszym położeniu (osoby niepełnosprawne, osoby powyżej 45 roku życia, które nie uzyskały wykształcenia średniego, osoby, które są zatrudnione nie dłużej niż 6 miesięcy, a wcześniej przynajmniej rok pozostawały bez zatrudnienia, osoby, które mają nie więcej niż 25 lat i przed zatrudnieniem u obecnego pracodawcy nigdy wcześniej nie były zatrudnione ) można uzyskać dodatkowo 10% wsparcia.
Jak uzyskać 100% dofinansowania na szkolenia?
To proste. Jedna z kategorii wydatków kwalifikujących się do objęcia pomocą to:
wynagrodzenia beneficjentów pomocy lub pracowników beneficjentów pomocy oddelegowanych na szkolenie, obliczone za czas ich faktycznego uczestnictwa w szkoleniu ? do wysokości sumy kwot pozostałych wydatków kwalifikowanych .
W praktyce oznacza to, iż dodatkowym kosztem kwalifikowanym szkoleń realizowanych w godzinach pracy jest koszt wynagrodzenia pracownika za czas rzeczywiście spędzony na szkoleniu. (W poprzednim okresie programowania wysokość wynagrodzenia liczyło się jak za czas urlopu danego pracownika). Czyli jeśli pracownik bierze udział w 8-godzinnym kursie (realizowanym w godzinach pracy), obliczamy koszt jednego dnia pracy takiej osoby i w budżecie projektu wpisujemy to, jako koszt kwalifikowany.
Z uwagi na fakt, że wysokość tego wkładu nie może być większa niż suma kwot pozostałych wydatków kwalifikowanych (czyli wkład w postaci wynagrodzeń może stanowić co najwyżej 50% wszystkich kosztów kwalifikowanych), 100% dofinansowanie szkoleń ze środków EFS możliwe jest jedynie w przypadku szkoleń ogólnych.
Sposób finansowania projektu
Jeśli projekt został dobrze zaplanowany i jest odpowiednio realizowany, przedsiębiorca może nie wydać ani złotówki na jego prowadzenie. W przeciwieństwie do projektów inwestycyjnych dofinansowanych np. ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, projekty EFS dofinansowywane są zaliczkowo (tzw. dotacja rozwojowa).
Pierwsza transza dotacji rozwojowej może zostać wypłacona tuż po podpisaniu umowy (i wniesieniu zabezpieczenia, na podstawie harmonogramu płatności). Kolejne transze wypłacane są po rozliczeniu 70% wartości sumy dotychczas otrzymanych transz.
Projekt musi być realizowalny
Każdy profesjonalny konsultant UE powie ci, że złożenie wniosku i uzyskanie dofinansowania to błahostka – w porównaniu z późniejszą realizacją projektu. Przed opracowaniem wniosku trzeba bardzo szczegółowo przeanalizować sytuację przedsiębiorstwa, jego pracowników, wszystkie potencjalne ryzyka projektu ? tak, żeby później ? już podczas prowadzenia szkoleń ? jak najrzadziej natykać się na problemy.
W samym wniosku aplikacyjnym określa się rezultaty projektu, jeśli nie zostaną one osiągnięte umowa może zostać rozwiązana, a przedsiębiorca będzie musiał zwrócić otrzymane dofinansowanie wraz z odsetkami.
Jeśli przedsiębiorca niedoszacuje budżetu wówczas różnicę będzie pokrywać z własnej kieszeni. Z drugiej strony, jeśli koszty będą przeszacowane ? projekt zostanie odrzucony ze względu na przyjęcie nierynkowych stawek.
Niezwykle istotna jest frekwencja uczestników szkoleń. Przyjmuje się, że powinni oni wziąć udział w przynajmniej 80% godzin zajęć. Dlatego szkolenia z jednej strony muszą obejmować zakres tematyczny interesujący dla pracowników, z drugiej zaś odpowiadać potrzebom przedsiębiorcy.
Nie zapominajmy o termach szkoleń. Jeśli planujemy je organizować w godzinach pracy, pamiętajmy, by terminy były odpowiednie dla danych stanowisk pracy ? tak, aby nieobecność pracownika stanowiła jak najmniejszą stratę dla firmy. Zwróćmy też uwagę, że szkolenia 2-dniowe realizowane w godzinach pracy w środku tygodnia (np. wtorek-środa) będą mniej popularne niż realizowane pod koniec, czy na początku tygodnia pracy (czwartek-piątek, poniedziałek-wtorek).
Należy zatem szczegółowo zbadać potrzeby pracowników następnie skonfrontować je z potrzebami przedsiębiorstwa i na tej podstawie określić tematykę szkoleń, długość ich trwania oraz terminy. Na tej podstawie będzie możliwe opracowanie harmonogramu / planu szkoleń. Plan szkoleń jest bazą do opracowania budżetu projektu szkoleniowego.
Planując projekt EFS pamiętajmy, że to nie tylko przeprowadzenie szkoleń lecz również odpowiednie prowadzenie księgowości (wyodrębniona ewidencja księgowa), rozliczanie projektu, sprawozdawczość i promocja. Do tych zadań również należy odpowiednio przygotować firmę.
W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i skali projektu, etap przygotowywania może trwać od miesiąca nawet do roku.
Kiedy już znamy zakres i tematykę szkoleń, sposób zarządzania projektem, jego harmonogram i wartość, możemy skupić się na wypełnieniu Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Urzędnicy poszli na rękę wnioskodawcom zmniejszając do minimum liczbę składanych załączników. Poza Wnioskiem załącza się jedynie dokumenty opisujące sytuację finansową przedsiębiorstwa ? bilans i rachunek wyników. Lista załączników jest zamknięta. Nic innego nie będzie brane pod uwagę przez Komisję Oceniającą.
Paulina Polityło
