Wniosek aplikacyjny ? część merytoryczna
We Wniosku opisujemy wyniki pracy przeprowadzonej wcześniej ? w 18 tys. znaków (około 6-10 stron maszynopisu) należy opisać:
- tło społeczne
- uzasadnienie projektu
- cele i ich zgodność z dokumentami strategicznymi
- grupy docelowe (pracowników)
- sposób rekrutacji
- promocję
- rdzeń projektu ? czyli same szkolenia: zakres tematyczny, liczba godzin, czy są to szkolenia wyjazdowe, czy realizowane na miejscu, czy prowadzone są w godzinach pracy, czy poza nimi, liczba uczestników, wielkość grup szkoleniowych, metody prowadzenia szkoleń
- usługi zlecone
- sposób realizacji projektu ? zarządzanie projektem
- doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć
- rezultaty projektu i sposób ich mierzenia
- w jaki sposób rezultaty przyczyniają się do realizacji celów
- zaplecze techniczne do realizacji projektu
O tym, co zawrzeć w kolejnych punktach informuje nas ?Instrukcja wypełnienia wniosku? oraz ?Przewodnik po kryteriach wyboru projektów?. Niestety ? gdybyśmy chcieli się literalnie zastosować do wskazówek ujętych w tych dokumentach, opis prostego projektu zająłby nam nie 18 tys. lecz 180 tys. znaków. Tutaj pojawia się problem.
Moim zdaniem fizycznie nie jest możliwe przy takim ograniczeniu liczby znaków odpowiednio scharakteryzować projekt ? zatem Komisja Oceniająca zawsze będzie mogła odrzucić projekt ze względu na niespełnienie kryteriów merytorycznych (nie dlatego, że projekt ich nie spełnia, lecz z tego względu, że wnioskodawca nie miał już miejsca, aby wszystko opisać).
Wniosek aplikacyjny ? część finansowa
Koszty przewidziane przez nas wstępnie należy podzielić na bezpośrednie oraz pośrednie. Definicja jest jasna – koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania.
Jednym z zadań jest Zarządzanie Projektem. W ramach tej kategorii ujmowane są np. koszty wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem, założenia i prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego, koszt zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, audyt projektu itp.
Jednak koszt obsługi księgowej projektu (bez względu na to, czy jest to dodatkowa praca zlecona działowi księgowości, czy też dla potrzeb projektu podpisywana jest odrębna umowa z biurem rachunkowym) jest kosztem pośrednim (obsługa prawna projektu jest kosztem bezpośrednim), do kosztów pośrednich zalicza się też koszty teleinformatyczne i wynajmu Biura Projektu.
Zaplanowany budżet przedstawia się w ?Szczegółowym budżecie projektu?. Ze względu na wysoki poziom ogólności części merytorycznej wniosku aplikacyjnego wydaje się zasadne do tego stopnia uszczegółowić budżet, aby wynikał z niego charakter szkoleń. W efekcie otrzymujemy 200-500 pozycji budżetu. Przy opisie każdego wydatku należy wpisać jednostkę miary, jej brak jest podstawą odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych.
Wniosek ? harmonogram
W zasadzie elementem wniosku jest harmonogram realizacji projektu. Przedstawia się tutaj działania planowane do realizacji w ramach poszczególnych zadań. Jeśli jednak zakłada się pewną sekwencję działań i nie odznaczy się ich w zestawieniu sumarycznym ? jest to traktowane jako błąd formalny.
Aplikowanie
W poprzednim okresie programowania ostatni konkurs na szkolenia dla przedsiębiorstw został ogłoszony w połowie 2006 r. Następnie państwo zaczęło się przygotowywać do obecnego okresu programowania (2007-2013). Pierwsze konkursy ruszyły w połowie 2008 r.
Zmieniono zasady składania wniosków ? obecnie wnioski składane są w ramach konkursów otwartych. Polega to na tym, że wnioski mogą być składane od dnia ogłoszenia konkursu do wyczerpania puli środków na dany rok lub do końca danego roku ? w zależności od tego, który termin nastąpi szybciej. W praktyce ze względu na 2-letnie oczekiwanie na konkursy dla projektów szkoleniowych (czy w ogóle unijnych) pula środków wyczerpuje się w ciągu pierwszego dnia rozpoczęcia naboru wniosków ( zasady konkursu przewidują jednak zebranie pierwszej Komisji Oceniającej po pewnym czasie ? od tygodnia do miesiąca od dnia rozpoczęcia naboru wniosków. Komisja ocenia wnioski, które przeszły ocenę formalną od dnia rozpoczęcia naboru do dnia zebrania Komisji. Spośród nich wybiera najlepsze).
Zazwyczaj ostateczną dokumentację konkursową poznajemy w dniu ogłoszenia konkursu (czasem nawet trochę później). Czasem konkurs rusza tego samego dnia, w którym jest ogłoszony, czasem z 2-tygodniowym przesunięciem. W dokumentacji konkursowej znajdują się szczegóły dotyczące konkursu ? np. jakie dodatkowe elementy należy ująć we wniosku czy za co będą przyznawane dodatkowe punkty. Jest to ostateczny dokument na podstawie którego można opracować wniosek.
Odrzucony wniosek można złożyć ponownie, nie ma co do tego żadnych przeciwwskazań. Jednak ze względu na opisaną sytuację, jeśli nie złożymy go zanim zbierze się pierwsza Komisja Oceniająca, z kolejnym wnioskiem możemy poczekać do przyszłego roku, a wtedy zmieni się przecież sytuacja w przedsiębiorstwie, będą potrzebne inne szkolenia, a i pracownicy będą już zniechęceni do koncepcji projektu EFS.
